Treatwell

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Cliente

Treatwell es la web de reservas de belleza y peluquería más grande de Europa. Una plataforma que trabaja las veinticuatro horas del día para facilitar la comunicación entre salones y clientes, permitiendo a éstos hacer reservas a las horas y precios que se adaptan más a sus necesidades, ofreciendo al mismo tiempo consejos de estilo para estar y sentirse increíble.

Función: Organización de evento corporativo
Objetivo del evento: Reunión annual
Lugares: Doble 36 y Utopía 126
Asistentes: Más de 400 personas

Con sedes en diversos países de Europa, Treatwell celebra una reunión anual para que sus empleados puedan aprender y crecer, conocerse cara a cara y, básicamente, pasárselo bien juntos. La compañía continúa su expansión, y este año marcó un nuevo hito para el evento anual, con nuevas actividades durante el día, como talleres y premios.

A través de un contacto en común, pudimos unirnos a Treatwell y colaborar con ellos. Éste es el mayor evento que hemos gestionado desde su inicio hasta su culminación, con sólo cuatro meses para organizar cada detalle. Una experiencia increíblemente emocionante y gratificante.

De entrada, con un calendario tan apretado, fue necesario encontrar dos localizaciones: una para las actividades del día y otra para las celebraciones nocturnas. Acomodar a los asistentes era también algo crucial. Montones de detalles, toneladas de emails y llamadas telefónicas con proveedores… todo ello antes de las largas vacaciones del mes de agosto en España.

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Evento Corporativo

  • Llegar a un acuerdo con el hotel para acomodar a un grupo de más de 400 personas
  • Localizar y negociar condiciones con dos sedes diferentes
  • Participar en reuniones semanales online
  • Seleccionar creador de vídeo y fotógrafo
  • Seleccionar los suministradores de comida y bebida y decidir los menús
  • Gestionar la lista de intolerancias alimentarias de los asistentes
  • Diseñar la atmósfera de los lugares de encuentro y proveer de mobiliario
  • Suministrar atrezzo y elementos decorativos basados en el tema del evento
  • Crear un plan de comunicación para el uso interno de la compañía
  • Proveer de cátering a la oficina de Barcelona con anterioridad al día del evento y durante su celebración
  • Proponer una actividad de team-building para el día del evento
  • Seleccionar DJ y enviar invitaciones a colaborar en la playlist
  • Crear una lista maestra de asistentes
  • Gestionar el presupuesto global del evento
  • Seleccionar equipo de colaboradores para trabajar conmigo en el día del evento
  • Colaborar con la compañía de seguros
  • Gestionar pagos y facturas
  • Supervisar los elementos de diseño gráfico e imprimirlos en gráfica local
  • Acordar todo lo referente a luz, sonido, escena y proyectores
  • Asegurarse de la correcta llegada de todo el material necesario a las dos sedes
  • Presencia el día del evento, así como el día anterior y posterior
  • Crear decoración floral para el lugar de la fiesta
  • Decorar el lugar de la fiesta
  • Asegurarse de que todos los aspectos del evento avanzaran fluidamente