Eventos virtuales

Como organizadores de eventos, tuvimos que adaptarnos rápidamente a la nueva realidad, aprendiendo a transformar las experiencias presenciales en formatos virtuales. Nos sentamos horas interminables en eventos online durante el confinamiento para ver qué se estaba cociendo, quedando muy insatisfecho con la oferta. Un evento virtual necesita un enfoque diferente a los eventos tradicionales, donde el público puede encontrarse en persona. El desafío era claro: ¿cómo traer la calidez y engagement a las personas que se encuentran en sus hogares? Con mucho cuidado y atención, definitivamente es posible crear experiencias online que son atractivas para los participantes.

Aquí podrás ver una selección de nuestros eventos virtuales.

Cliente

Digital Future Society busca construir un futuro inclusivo, equitativo y sostenible en la era digital. Cuenta con el apoyo del Ministerio de Economía y Transformación Digital del Gobierno de España en colaboración con Mobile World Capital Barcelona. ​

El Think Tank de Digital Future Society explora las muchas oportunidades y desafíos que surgen del diseño, uso y gobernanza de las tecnologías digitales. Las soluciones y recomendaciones de políticas resultantes del trabajo del Think Tank se diseñan para empoderar a los legisladores a anticipar los desafíos y aprovechar las oportunidades de la era digital.

Nuestro rol: organizadores de eventos virtuales
Propósito: transformar eventos presenciales a virtual
Tipologías:
Grupo de trabajo – Emergencia climática – 1 tarde / nacional
Sesiones de diálogo – Varias temáticas – 1 semana / internacional
Regulaciones P2B – 2 tardes / europeo
Global MeetUp – 1 tarde / internacional
Grupo de trabajo – Futuro de colaboración – 1 tarde / internacional

Eventos virtuales

En el caso de los eventos online con un público reducido, fue posible trabajar con un nivel de detalle más profundo. Creamos nuestras Experience Boxes, para enviarlas a los participantes. Cada caja contenía una bebida y un pequeño snack, así como auriculares de calidad y un objeto para usar durante el evento.

Cuando el evento contaba con un público extenso, fue fundamental centrarse en las necesidades de los asistentes con respecto a las temáticas. Cada persona invitada a los eventos de Digital Future Society, ocupa un puesto en el que toma decisiones que afectan a organizaciones o ciudades. Son personas comprometidas con el cambio, que ayudan a dar forma al futuro.

Reducimos la duración para evitar perder tiempo, mientras nos aseguramos de que el contenido, el formato y el flujo fueran perfectos. Creamos welcome packs digitales para que la gente supiera qué esperar el día del evento. Trabajamos con los speakers para que estuvieran preparados para su momento online. Preparamos las diapositivas para asegurar que el contenido en pantalla fuera atractivo. Incluso realizamos pruebas técnicas con los asistentes para qué disfrutaran de una experiencia óptima durante el evento.

Cliente

El Art Directors Club of Europe fue creado en 1990 por un grupo de asociaciones profesionales de diseño y publicidad de toda Europa. ADCE promueve la creatividad europea a través de sus premios, eventos, programas y publicaciones anuales.

En 2020, fue necesario migrar el Festival de Creatividad anual a un formato online debido a la pandemia. Un gran reto ya que el evento presencial tenía una duración de dos días. El equipo interno optó por un formato de nueve horas que se llevaría a cabo en un sólo día, lleno de ponencias cortas, paneles con el público online, música y presentaciones.

Nuestro rol: Producer de eventos virtuales
Propósito: Transformar un evento presencial a un formato online
Estilo: Cápsulas de contenido
Asistentes: 700+ personas

Eventos virtuales

Todos estaban completamente volcados ​​en llevar a cabo el evento. Desde muchos lugares de Europa, empezó a llegar el contenido que solicitada ADCE, mucho más de lo esperado. Tuvimos que crear una sala de streaming adicional y presentar diferentes contenidos simultáneamente. Preparamos hasta el último detalle, trabajando con los ponentes para asegurarnos de que estuvieran listos para su momento online.

El resultado fue asombroso, los visuales, la gráfica, la creatividad brillando e inspirando al público. El chat estaba on fire y el DJ durante la pausa del almuerzo fue increíble. El Festival de Creatividad del ADCE presencial suele contar con un aforo de aproximadamente 330 personas. Al hacer la transición al formato online, duplicaron su alcance y el feedback fue increíble.