Digital Future Society – Evento Virtual

virtual event a tu vera

Cliente

Con el apoyo del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital del Gobierno de España y Mobile World Capital Barcelona, ​​Digital Future Society busca construir un futuro inclusivo, equitativo y sostenible en la era digital.

Operando con una visión global, DFS Think Tank explora los desafíos y oportunidades que surgen del diseño, uso y gobernanza de las tecnologías digitales. Las soluciones y recomendaciones de políticas resultantes del trabajo del Think Tank están diseñadas para apoderar a los legisladores a anticipar desafíos y aprovechar las oportunidades de la era digital.

Varias veces al año, DFS Think Tank organiza grupos de trabajo para crear nuevos informes, briefings y soluciones en áreas de tecnología emergente dentro de sectores específicos, centrándose en el impacto digital. Hasta principios de 2020, estas reuniones se habían realizado en persona, con un grupo de profesionales cuidadosamente seleccionado de todo el mundo. Nuestra realidad ahora se ha alterado y sería necesario un nuevo formato virtual.

Nuestro rol: organizadores de eventos virtuales
Propósito: transformar un evento físico en virtual
Objetivo: generar un informe de políticas de acción y crear comunidad
Estilo: grupo de trabajo colaborativo
Lugar: online
Asistentes: 12 personas

¿Quién hubiera pensado que un móvil extraviado traería un nuevo cliente en medio de una pandemia global? Como organizadores de eventos, hemos tenido que adaptarnos rápidamente a la nueva realidad, aprendiendo a transformar experiencias presenciales a formatos virtuales. Nos sentamos horas interminables en eventos online durante el confinamiento para ver qué se estaba cociendo, quedando muy insatisfecho con la oferta. Un evento virtual necesita un enfoque diferente a los eventos tradicionales donde los asistentes pueden reunirse en persona. El desafío era claro: ¿cómo traer la calidez y engagement a personas que se encuentran en sus hogares?

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Evento Virtual para DFS Think Tank

  • Brainstorming, brainstorming y más brainstorming
  • Creación de una caja física de experiencia para enviar a los participantes
  • Gestionar y coordinar proveedores
  • Seleccionar el mejor software y herramientas virtuales
  • Proponer un facilitador y preparar su participación
  • Ideación de actividad para romper el hielo y otras dinámicas para alcazar objetivos
  • Ideación de un formato virtual atractivo
  • Propuesta de estructura y flujo del formato virtual
  • Diseño y creación de packs e instrucciones de bienvenida virtuales
  • Pruebas de tecnología y software previas con cada uno de los participantes
  • Gestionar tiempos y plazos
  • Diseño y creación de visuales gráficos para el formato virtual
  • Reuniones y ensayos para aclarar todos los detalles
  • Preparar todo el software y las herramientas virtuales de antemano, personalizando al máximo
  • Creación de escaleta y plan de comunicación interna
  • Regiduría y realización del evento virtual

Conclusión
La clave fue olvidar lo que ya sabíamos. Con tantos años de experiencia en eventos, puede resultar extremadamente difícil dejar de lado lo que más conoces y amas. Comenzando desde cero, haciendo brainstorming hasta que nuestras neuronas casi explotaron, ajustando continuamente hasta sentir que realmente teníamos un formato que aportaría valor a las personas que se conectaban al evento.

Al final, DFS, los participantes y nosotros incluidos quedamos impresionados por la experiencia, desde el proceso creativo tan necesario hasta el evento y los resultados. En realidad, ver cómo se desarrollaba el engagement ante nuestros ojos fue increíble y el feedback ha sido inmensamente positiva, mejor de lo que podríamos haber esperado. Sin duda, es posible crear experiencias virtuales atractivas para eventos.